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07. Besprechungsräume planen: Warum viele Unternehmen ihre Meetingräume falsch nutzen

Autor: raumberater® DIE INNENARCHITEKTEN | August 2026

Gute Besprechungsräume entstehen nicht durch Möbel.

Sie entstehen durch gute Planung. Besprechungsräume gehören zu den wichtigsten Bereichen eines Unternehmens. Hier werden Entscheidungen getroffen, Projekte entwickelt, Kunden empfangen und Ideen ausgetauscht.

In Unternehmen findet man häufig folgende Situation vor: Große Konferenzräume stehen die meiste Zeit leer, während spontane Besprechungen in Fluren, Großraumbüros oder direkt an Arbeitsplätzen stattfinden.

Aus unserer Sicht liegt das Problem selten an der Ausstattung. Es liegt meist an einer Planung, die sich nicht an den tatsächlichen Arbeitsabläufen orientiert. Ein Besprechungsraum ist nicht einfach ein Raum mit einem Tisch. Er ist ein Werkzeug für Kommunikation.

Unsere Einschätzung.

Unternehmen planen manchmal einen oder zwei klassische Besprechungsräume und gehen davon aus, dass damit alle Anforderungen erfüllt sind.

Die Realität sieht heute jedoch anders aus: Hybrides Arbeiten, Videokonferenzen, kurze Projektabstimmungen und kreative Workshops stellen völlig unterschiedliche Anforderungen an einen Raum. Ein einziger Konferenzraum kann diese Vielfalt kaum abbilden.

Deshalb verstehen wir Besprechungsräume nicht als einzelne Räume, sondern als Bestandteil einer Kommunikationsstrategie innerhalb des gesamten Büros.

Was Studien zeigen.

Arbeitsplatzstudien zeigen seit Jahren, dass sich die Art der Zusammenarbeit verändert hat. Dabei zeigt sich unter anderem:

• Spontane Kurzbesprechungen nehmen zu.
• Hybride Meetings gehören in vielen Unternehmen zum Alltag.
• Unterschiedliche Meetingformate benötigen unterschiedliche Raumgrößen.
• Unternehmen profitieren von einer Mischung verschiedener Besprechungsbereiche anstelle weniger großer Konferenzräume.

Diese Entwicklung verändert auch die Anforderungen an die Büroplanung.

Fakten auf einen Blick.

• Die meisten Besprechungen dauern deutlich kürzer als eine Stunde.
• Nicht jedes Meeting benötigt einen klassischen Konferenzraum.
• Hybride Meetings stellen höhere Anforderungen an Akustik, Beleuchtung und Medientechnik.
• Kleine Meetingräume werden häufig intensiver genutzt als große Konferenzräume.

Aus unserer Planungspraxis.

Nicht selten kommt es vor, dass Unternehmen den Schwerpunkt auf einen repräsentativen Konferenzraum legen. Nach der Analyse der Arbeitsabläufe zeigt sich jedoch häufig ein anderes Bild: Mitarbeiter/innen benötigen vor allem Räume für kurze Abstimmungen, Videokonferenzen, vertrauliche Gespräche oder konzentrierte Projektarbeit. Genau diese Flächen fehlen jedoch häufig. Dadurch werden Besprechungen spontan an Arbeitsplätzen durchgeführt, wodurch gleichzeitig Konzentration und Kommunikation beeinträchtigt werden.

Ein funktionierendes Bürokonzept entsteht unserer Meinung nach deshalb nicht durch einen möglichst großen Besprechungsraum, sondern durch die richtige Kombination unterschiedlicher Raumtypen.

Warum die Größe allein nichts über die Qualität aussagt.

Ein hochwertiger Besprechungsraum erfüllt nicht möglichst viele Funktionen gleichzeitig. Er erfüllt die richtige Funktion. Deshalb sollte man bereits in der frühen Planung beispielsweise unterscheiden zwischen:

• Räumen für vertrauliche Gespräche
• Projekt- und Workshopräumen
• Videokonferenzräumen
• spontanen Meetingbereichen
• klassischen Konferenzräumen
• Kreativzonen

Erst diese Differenzierung ermöglicht effiziente Kommunikation.

Die häufigsten Fehler:

• Ein großer Konferenzraum soll sämtliche Besprechungen aufnehmen.
• Spontane Meetingbereiche fehlen vollständig.
• Videokonferenzen finden in ungeeigneten Räumen statt.
• Akustik und Beleuchtung werden nicht auf Besprechungssituationen abgestimmt.
• Medientechnik wird erst nach Abschluss der Planung berücksichtigt.
• Die tatsächliche Nutzung wird vor der Planung nicht analysiert.

Unsere Empfehlung:

Planen Sie Besprechungsräume nicht nach Quadratmetern, sondern nach den tatsächlichen Kommunikationsformen Ihres Unternehmens.

Analysieren Sie zunächst:

• Welche Besprechungsarten finden statt?
• Wie viele Personen nehmen typischerweise teil?
• Wie häufig werden Videokonferenzen durchgeführt?
• Welche Gespräche benötigen Vertraulichkeit?
• Wo entstehen spontane Abstimmungen?

Erst auf dieser Grundlage lässt sich eine Raumstruktur entwickeln, die Kommunikation unterstützt und gleichzeitig konzentriertes Arbeiten schützt.

Fazit

Besprechungsräume planen bedeutet weit mehr, als einen Konferenztisch und einige Stühle in einen Raum zu stellen. Moderne Unternehmen benötigen heute unterschiedliche Kommunikationsräume für unterschiedliche Aufgaben. Wer ausschließlich klassische Konferenzräume plant, verschenkt wertvolles Potenzial.

Aus unserer Sicht entsteht eine gute Büroplanung dort, wo Kommunikationsprozesse verstanden werden und daraus Räume entstehen, die den Arbeitsalltag tatsächlich unterstützen.

Möchten Sie Ihre Besprechungsräume effizienter nutzen?

Wir analysieren Ihre Kommunikationsprozesse und entwickeln ein Raumkonzept, das Besprechungsräume, Arbeitsbereiche und Begegnungszonen optimal aufeinander abstimmt. So entstehen Arbeitswelten, die Zusammenarbeit fördern, konzentriertes Arbeiten ermöglichen und vorhandene Flächen wirtschaftlich nutzen. Vereinbaren Sie jetzt ein unverbindliches Beratungsgespräch mit raumberater® DIE INNENARCHITEKTEN.

Kurz erklärt: Was versteht man unter einer modernen Besprechungsraumplanung?

Moderne Besprechungsraumplanung entwickelt unterschiedliche Raumtypen für verschiedene Kommunikationsformen. Ziel ist nicht möglichst viel Fläche, sondern die passende Umgebung für Workshops, Videokonferenzen, vertrauliche Gespräche, Projektarbeit und spontane Abstimmungen.

raumberater® INSIGHTS vermittelt Fachwissen aus der Praxis der Innenarchitektur. Unsere Beiträge basieren auf Erfahrungen aus der Planung von Büro-, Praxis-, Gastronomie- und Wohnprojekten im Raum Karlsruhe, Bruchsal, Heidelberg, Mannheim und der Metropolregion Rhein-Neckar. Ziel ist es, Entscheidern fundierte Orientierung für wirtschaftliche und funktionale Raumkonzepte zu geben.