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05. Desk Sharing im Büro: funktioniert nur mit klarem Konzept

Autor: raumberater® DIE INNENARCHITEKTEN | August 2026

Unsere Einschätzung.

Desk Sharing wird häufig als Möglichkeit betrachtet, Büroflächen zu reduzieren. Aus unserer Sicht greift diese Betrachtung jedoch zu kurz. Erfolgreiches Desk Sharing beginnt nicht mit weniger Schreibtischen, sondern mit einer fundierten Analyse der Arbeitsweisen, der Unternehmenskultur und der räumlichen Anforderungen. Erst wenn diese Grundlagen verstanden sind, kann ein flexibles Arbeitsplatzkonzept langfristig funktionieren.

Warum Desk Sharing oft scheitert.

Viele Unternehmen übernehmen Desk Sharing, weil es als modernes Bürokonzept gilt. In der Praxis entstehen jedoch häufig Probleme, wenn bestehende Arbeitsweisen unverändert bleiben. Mitarbeiter/innen verlieren Orientierung, Rückzugsmöglichkeiten fehlen oder Teams finden keine geeigneten Flächen für konzentriertes Arbeiten. Nicht das Konzept scheitert, sondern seine unzureichende Planung.

Fakten auf einen Blick.

• Hybrides Arbeiten hat die durchschnittliche Belegung vieler Büroarbeitsplätze deutlich reduziert. Deshalb prüfen zahlreiche Unternehmen ihre Flächennutzung neu.
• Desk Sharing kann Büroflächen effizienter nutzen. Vorausgesetzt, die tatsächlichen Anwesenheits- und Arbeitsmuster werden analysiert.
• Flexible Arbeitswelten benötigen unterschiedliche Raumtypen: Fokusarbeitsplätze, Kommunikationsbereiche, Besprechungsräume und Rückzugsorte.

Mit Effizienz Frust vermeiden.

Desk Sharing wird häufig als Möglichkeit gesehen, Büroflächen einzusparen. Tatsächlich entscheidet jedoch nicht die Anzahl der Schreibtische über den Erfolg, sondern das zugrunde liegende Raumkonzept. Ohne klare Regeln, passende Rückzugsbereiche und abgestimmte Arbeitsprozesse führt Desk Sharing schnell zu Frust statt zu mehr Effizienz.

Aus unserer Planungspraxis.

In Projekten erleben wir, dass Unternehmen zunächst fragen, wie viele Schreibtische künftig benötigt werden. Die entscheidendere Frage lautet jedoch: Wie arbeiten die Menschen tatsächlich? Erst wenn Arbeitsabläufe, Anwesenheitsquoten und Kommunikationswege analysiert werden, lässt sich beurteilen, ob Desk Sharing sinnvoll ist und in welchem Umfang. Häufig zeigt sich dabei, dass nicht weniger Arbeitsplätze, sondern eine bessere Mischung unterschiedlicher Arbeitsbereiche den größten Mehrwert schafft.

Desk Sharing ist mehr als ein Arbeitsplatzmodell.

Erfolgreiche Konzepte bestehen nicht nur aus flexibel nutzbaren Schreibtischen. Sie schaffen unterschiedliche Arbeitsumgebungen für verschiedene Tätigkeiten. Bereiche für konzentriertes Arbeiten, spontane Abstimmungen, Videokonferenzen oder kreative Workshops müssen sich sinnvoll ergänzen. Erst dieses Zusammenspiel macht Desk Sharing zu einem funktionierenden Bürokonzept.

Typische Fehler:

• Desk Sharing ausschließlich als Sparmaßnahme betrachten.
• Die tatsächliche Auslastung der Arbeitsplätze nicht analysieren.
• Zu wenige Rückzugs- und Fokusbereiche schaffen.
• Keine persönlichen Stauraumlösungen vorsehen.
• Mitarbeiter/innen nicht frühzeitig in den Veränderungsprozess einbeziehen.
• Arbeitsplätze flexibel gestalten, Besprechungsräume jedoch unverändert lassen.

Unsere Empfehlung:

Desk Sharing sollte niemals das Ziel einer Büroplanung sein, sondern das Ergebnis einer fundierten Analyse. Wer zunächst versteht, wie Menschen arbeiten, kommunizieren und Flächen tatsächlich nutzen, schafft Arbeitswelten, die sowohl wirtschaftlich als auch mitarbeiterorientiert funktionieren. Genau deshalb entwickeln wir Arbeitsplatzkonzepte immer aus den tatsächlichen Anforderungen eines Unternehmens, nicht aus allgemeinen Trends.

Fazit

Desk Sharing ist kein Einrichtungskonzept, sondern eine strategische Entscheidung für die zukünftige Arbeitsweise eines Unternehmens. Richtig geplant kann es die Zusammenarbeit fördern, Büroflächen effizienter nutzen und Mitarbeitenden mehr Flexibilität bieten. Ohne Analyse der Arbeitsprozesse besteht jedoch die Gefahr, dass aus einem modernen Konzept neue organisatorische Probleme entstehen. Gute Innenarchitektur schafft deshalb nicht einfach weniger Arbeitsplätze, sondern bessere Arbeitswelten.

Möchten Sie wissen, ob Desk Sharing zu Ihrem Unternehmen passt?

Wir analysieren Ihre Arbeitsabläufe, Flächennutzung und Unternehmenskultur und entwickeln ein individuelles Bürokonzept, das zu Ihren Mitarbeiter/innen und Ihren Unternehmenszielen passt. Dabei prüfen wir ergebnisoffen, ob Desk Sharing die richtige Lösung ist, oder, ob ein anderes Arbeitsplatzkonzept langfristig mehr Nutzen bietet. Vereinbaren Sie jetzt ein unverbindliches Beratungsgespräch mit raumberater® DIE INNENARCHITEKTEN.

Kurz erklärt: Was bedeutet Desk Sharing?

Desk Sharing bezeichnet ein Arbeitsplatzkonzept, bei dem Schreibtische nicht dauerhaft einzelnen Mitarbeiter/innen zugeordnet sind. Stattdessen werden Arbeitsplätze flexibel genutzt. Voraussetzung für ein erfolgreiches Desk Sharing sind geeignete Raumstrukturen, klare organisatorische Regeln und eine Büroplanung, die unterschiedliche Arbeitsformen unterstützt.

raumberater® INSIGHTS vermittelt Fachwissen aus der Praxis der Innenarchitektur. Unsere Beiträge basieren auf Erfahrungen aus der Planung von Büro-, Praxis-, Gastronomie- und Wohnprojekten im Raum Karlsruhe, Bruchsal, Heidelberg, Mannheim und der Metropolregion Rhein-Neckar. Ziel ist es, Entscheidern fundierte Orientierung für wirtschaftliche und funktionale Raumkonzepte zu geben.